Положення про конфіденційність даних співробітників

1. ВСТУП
2. З ЯКОЮ МЕТОЮ МИ ОБРОБЛЯЄМО ВАШІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ?
3. ЯК ДОВГО МИ ЗБЕРІГАЄМО ВАШІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ?
4. ХТО МАЄ ДОСТУП ДО ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ?
5. ЯК ЗАХИЩЕНІ ВАШІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ?
6. ЯК ВИ МОЖЕТЕ СКОРИСТАТИСЯ ВАШИМИ ПРАВАМИ НА КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ?
7. ЧИ МОЖЕТЕ ВИ СКАСУВАТИ СВОЮ ЗГОДУ?
8. ЯК ПОДАТИ СКАРГУ АБО ПОВІДОМИТИ ПРО ПОРУШЕННЯ?
9. ЯК З НАМИ ЗВ'ЯЗАТИСЯ?

 

1. ВСТУП

Ця Положення про конфіденційність застосовується до обробки всіх персональних даних (колишніх) співробітників, тимчасових працівників, які знаходяться під безпосереднім наглядом (наприклад, незалежних підрядників і стажерів), (колишніх) виконавчих чи невиконавчих директорів та (колишніх) членів наглядової ради або аналогічний орган (кожен іменований як «співробітник» або «ви») Nutreco NV, що знаходиться за адресою Stationsstraat 77, Амерсфорт, Нідерланди та будь-яка компанія, що прямо чи опосередковано належить чи контролюється Nutreco, з якою ви взаємодіяли чи мали ділові відносини (далі іменовані «Наша компанія», «ми» або «нас»).
Nutreco N.V. та будь-яка компанія, що прямо чи опосередковано належить Nutreco чи контролюється Nutreco, з якою ви взаємодіяли чи мали ділові відносини, несуть відповідальність за обробку ваших персональних даних. У цій заяві ми описуємо, хто ми, як і для яких цілей ми обробляємо ваші персональні дані та всю іншу інформацію, яка може бути для вас актуальною. Якщо у вас виникли додаткові запитання, ви можете зв’язатися з нами за контактними даними, наведеними внизу цієї заяви.

Ця положення про конфіденційність діє з 24 травня 2018 року. Останні зміни було внесено 24 травня 2018 року. Це положення може змінюватися з часом, і найновіша версія опублікована на нашому веб-сайті. Якщо під час вашої роботи будуть внесені суттєві зміни, ми будемо активно інформувати вас.

2. З ЯКОЮ МЕТОЮ МИ ОБРОБЛЯЄМО ВАШІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ?

Наша компанія оброблятиме ваші персональні дані для виконання вашого трудового договору. Обробка буде здійснюватися в рамках однієї (або кількох) з наступних бізнес-цілей:

А. Управління персоналом та адміністрування заробітної плати.

Ми обробляємо ваші персональні дані для управління персоналом, а також для ведення вашої кадрової справи. Сюди входить обробка ваших особистих даних для оцінки ефективності, переміщення, відпусток та інших випадків відсутності, інформації про пенсійне забезпечення, подорожей та витрат, а також нашого зв’язку з вами. Нам також може знадобитися обробляти ваші персональні дані відповідно до законів і нормативних актів. Це, наприклад, стосується ідентифікації, запобігання шахрайству, внутрішнього контролю та безпеки компанії. Якщо ви іноземець, ми також обробимо ваші персональні дані для вирішення будь-яких проблем, пов’язаних із податками. Крім того, ми обробляємо ваші персональні дані для адміністрування заробітної плати. Ми забезпечуємо адміністрування не лише виплати вашої зарплати, а й ваших годин і понаднормових, бонусів та інших компенсацій чи переваг.

З цією метою:

• ми обробляємо ваші персональні дані для виконання трудового договору, який у нас є з вами, і для виконання юридичних зобов’язань;
• ми обробляємо, наскільки це можливо, ваші контактні дані, дату народження, стать, громадянський стан, національність, фотографії, відео, номер служби громадян, дані ідентифікаційної картки або паспорта, декларацію про статус роботи, релігію, торгову палату та дані про ПДВ , інформація про найм (наприклад, історія зайнятості, інформація про освіту), дані про роботу та посаду, відомості про дозвіл на роботу, доступність, умови роботи, податкові відомості, відомості про оплату, відпрацьовані години, відомості про персонал, дані про страхування, місцезнаходження та організації, бенефіціарів та утриманців, дані облікового запису/профілю (корпоративні ІКТ-системи), дані, які генеруються під час виконання трудового договору та листування з Нашою Компанією щодо заяв на роботу, включаючи довідки, інформацію про відсутність та відпустки.

Б. Виконання бізнес-процесів і внутрішнє управління.

Коли ви працюєте в нашій компанії, ми оброблятимемо ваші персональні дані під час виконання та організації нашого бізнесу. Це включає загальне керівництво, планування роботи, облік відпрацьованого часу, стягнення відпрацьованого часу з третіх сторін, запит на субсидії від уряду чи третіх сторін, обрання членів органу участі нашої компанії, адміністрацію асоціації персоналу та управління нашими активами та активами співробітників. Ми обробляємо ваші персональні дані для внутрішнього управління. Наприклад, ми надаємо центральні обробні установи, щоб працювати ефективніше. Ми проводимо аудит і розслідування, впроваджуємо контроль бізнесу, керуємо та використовуємо довідники співробітників. Крім того, ми обробляємо ваші персональні дані для цілей архівування та страхування, юридичного та бізнес-консультування та в контексті вирішення спорів.

З цією метою:

• ми обробляємо персональні дані на основі наших законних інтересів для підтримки та покращення надійної ділової діяльності;
• ми обробляємо, наскільки це можливо, ваші контактні дані, дату народження, стать, посаду, відпрацьований час, інформацію про страховку, місцезнаходження та організації, відповідну інформацію про персонал, бенефіціарів та утриманців, а також дані, отримані під час виконання трудової угоди.

В. Здоров’я, безпека та добросовісність.

У нашій компанії ми високо цінуємо здоров’я, безпеку, та добросовісність. Щоб захистити наших співробітників і клієнтів, ми обробляємо ваші персональні дані. Ми перевіряємо та контролюємо наших співробітників як до, так і під час роботи в нашій компанії, а також перевіряємо ваш статус співробітника та права доступу. Ми також обробляємо ваші персональні дані, щоб забезпечити гігієну та безпеку праці, а також щоб захистити активи наших співробітників і клієнтів.

З цією метою:

• ми можемо обробляти ваші персональні дані на підставі наших законних інтересів для моніторингу внутрішніх процесів і з метою дотримання законодавства;
• ми обробляємо ваші контактні дані, відповідну інформацію про персонал, інформацію про страховку, місцезнаходження та організації, а також відповідні дані про стан здоров’я, які ви нам надали.

Г. Організаційний аналіз і розвиток, управлінська звітність, придбання та продаж.

У нашій компанії ми обробляємо ваші персональні дані, щоб мати можливість готувати та виконувати управлінську звітність та аналіз. Наприклад, ми проводимо опитування співробітників, щоб дізнатися більше про ваші погляди та думки під час підготовки нашої управлінської звітності. Ми також обробляємо ваші персональні дані в контексті злиття, поглинання та продажу, а також для управління такими операціями.

З цією метою:

• ми обробляємо персональні дані на основі наших законних інтересів для підтримки та покращення надійної ділової діяльності;
• ми обробляємо ваші контактні дані, дату народження, стать, посаду, умови роботи, відомості про страхування, місцезнаходження та організації, бенефіціарів та утриманців, а також відповідні дані, отримані під час виконання трудового договору.

Д. Дотримання закону

У деяких випадках ми обробляємо ваші персональні дані для дотримання законів і правил. Це може стосуватися зобов’язань, пов’язаних із людськими ресурсами. Наприклад, нам може знадобитися обробляти ваші персональні дані у світлі субсидій або податкового законодавства. Відповідно до законів і правил нам може знадобитися розкрити ваші персональні дані державним установам або наглядовим органам.

З цією метою:

• ми обробляємо ці персональні дані для виконання юридичних зобов’язань, покладених на нас;
• ми обробляємо ваші контактні дані, дату народження, стать, цивільний стан, громадянство, паспортні дані, дані ідентифікаційного коду, декларацію про статус роботи, дані з торгово-промислової палати, роботу та посаду, дані дозволу на роботу, умови роботи , податкові реквізити, реквізити платежу та місцезнаходження та організації.

Є. Для моніторингу та перевірки відповідності

Ми відстежуємо облікові записи співробітників, щоб перевірити відповідність нашим політикам і нормам. Ми також відстежуємо використання вами наших мереж, систем та інформації, щоб дотримуватись їх політики. Ми робимо це незалежно від того, чи використовуєте ви ІТ-пристрої Нашої Компанії чи власні пристрої для доступу до інформації, мережі, або системи Компанії.

Якщо працівника підозрюють у поведінці чи діях, які не відповідають нашим політикам і нормам, наша компанія може розпочати внутрішнє розслідування, створювати та обробляти додаткові персональні дані. Наприклад, ми можемо розпочати таке розслідування у випадку забороненої передачі будь-якої комерційної таємниці нашої компанії, конфіденційної інформації, інтелектуальної власності чи ноу-хау, шахрайства, або якщо ми підозрюємо, що співробітник є джерелом будь-якого вірусу, спаму чи вторгнення в наші системи або мережу.

З цією метою:

• ми обробляємо ваші персональні дані на основі наших законних інтересів для моніторингу наших внутрішніх процесів і з метою дотримання законодавства;
• ми обробляємо дані облікового запису/профілю (корпоративні ІКТ-системи), такі як час і дата вашого входу в систему, тип інформації та файлів, якими ви надаєте спільний доступ, пошукові запити та тип пристрою, який ви використовуєте, номер вашого мобільного телефону пристрій, IP-адреси, MAC-адреси, доступ до документів і тривалість доступу, інформація про мобільну мережу, операційну систему мобільного телефону та мобільний браузер, які ви використовуєте, налаштування часового поясу та деталі пристрою;
• ми не зберігаємо ваші персональні дані для цієї мети, якщо вони не пов’язані з невідповідною поведінкою. Тоді ми будемо зберігати відповідні персональні дані до завершення розслідування або провадження.

Ж. Захист життєво важливих інтересів Співробітників.

Коли необхідно обробити ваші персональні дані для захисту ваших життєво важливих інтересів, ми це зробимо. Це може бути, наприклад, у випадку, коли у вас є захворювання, про яке повинні знати ваші колеги або керівництво.

З цією метою:

• ми обробляємо ваші персональні дані для захисту ваших життєво важливих інтересів, і ми оброблятимемо ваші персональні дані, у разі необхідності, аби уникнути ризику травми або нанесенню будь-якої іншої шкоди вашому здоров'ю;
• ми обробляємо ваші контактні дані, відповідну інформацію про персонал, інформацію про страховку, місцезнаходження та організацію, а також відповідні дані про стан здоров’я, які ви нам надали.

З. Запропонувати вам відповідні можливості для вашого розвитку

Ми використовуємо інформацію, що зберігається в наших HR-системах, щоб запропонувати вам відповідні можливості для розвитку. Таким чином, ми можемо запропонувати вам відповідне навчання, освіту, коучинг або інші форми професійної орієнтації чи особистого розвитку відповідно до ваших потреб. Ми також використовуємо ваші персональні дані для загального розвитку кар’єри та талантів.

З цією метою:

• ми обробляємо ваші персональні дані для виконання укладеного з вами трудового договору;
• ми обробляємо ваші контактні дані, інформацію про прийом на роботу (наприклад, історію роботи, дані про освіту), дані про роботу та посаду, місцезнаходження та організації, дані, отримані під час виконання трудового договору, листування з нашою компанією щодо заяв на роботу (включаючи довідки, інформацію про відсутність та відпустку).

И. Щоб ви могли виконувати свої завдання в звичайному бізнес-процесі

Коли ви працюєте в нашій компанії, ви використовуєте наші системи та мережі під час звичайної діяльності. Ви будете надсилати електронні листи, робити пошук в Інтернеті та здійснювати телефонні дзвінки. Ви також можете здійснювати відрядження від імені нашої Компанії. Коли ви це робите, ми обробляємо ваші персональні дані, включені в такі документи або в метадані, додані до таких документів. Наприклад, коли ви надсилаєте електронний лист, ми обробляємо ваші контактні дані, інформацію вашого профілю.

З цією метою:

• ми обробляємо ваші персональні дані для виконання укладеного з вами трудового договору;
• ми обробляємо – наскільки це можливо – ваші контактні дані, дату народження, стать, дані про роботу та посаду, дані облікового запису/профілю (корпоративні ІКТ-системи), дані про вміст і трафік (наприклад, ваші Інтернет-комунікації, надіслані та отримані повідомлення електронної пошти , друковані документи, пристрої зберігання), дані ідентифікаційної картки або паспорта, членські та кредитні картки, уподобання та плани подорожей, а також дані про резервні копії.

3. ЯК ДОВГО МИ ЗБЕРІГАЄМО ВАШІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ?

Наша компанія, як правило, зберігає дані співробітників лише протягом періоду, необхідного для виконання відповідних бізнес-цілей, у міру, обґрунтовано необхідною для виконання застосовних вимог законодавства, або в міру того, як це доцільно у світлі чинного терміну давності.

Негайно після закінчення відповідного періоду зберігання Дані мають бути:

(i) надійно видалено або знищено; або
(ii) анонімізовано; або
(iii) передані до архіву (якщо це не заборонено законом або відповідним графіком зберігання документів).

4. ХТО МАЄ ДОСТУП ДО ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ?

Доступ до ваших персональних даних у нашій компанії
Усі наші співробітники мають доступ до вашого профілю нашої компанії та даних, які ви зробили там загальнодоступними. Коли ви надсилаєте дані іншим одержувачам, наприклад, коли ви надсилаєте клієнту електронний лист, цей одержувач також отримає персональні дані, включені в такі дані. Ці дані будуть доступні в нашій компанії за необхідності.

До непублічних даних можуть отримати доступ відповідні відділи нашої компанії, такі як ІТ, HR, Юридичний, відділ ІТ-безпеки, відділ Етичності та відповідності стандартам, але лише в обсязі, необхідному для виконання їхніх відповідних завдань. Під час такої обробки ваші персональні дані можуть бути передані до країни, яка не забезпечує належний рівень захисту персональних даних. Однак наша компанія вжила заходів для забезпечення належного захисту ваших персональних даних. З цією метою Обов’язкові корпоративні правила застосовуються в усій групі, до якої належить наша компанія.

Доступ до ваших персональних даних третіх сторін
Наступні типи третіх сторін мають доступ до ваших персональних даних, якщо це необхідно для надання їхніх продуктів або послуг нашій компанії: банки, страхові компанії, компанії, що займаються кредитними картками, постачальники та консультанти ІТ, туристичні агентства, посольства, фінансові, податкові та юридичні консультанти, клієнти, бухгалтери, лізингові компанії, інспекційні органи, органи медичної інспекції, судові експерти, навчальні центри, сервісні служби, служби доставки посилок і листів.

Коли третім сторонам буде надано доступ до ваших персональних даних, Наша Компанія вживе необхідних договірних, технічних та організаційних заходів, щоб гарантувати, що ваші персональні дані обробляються лише в тій мірі, в якій така обробка необхідна для цілей обробки, узгодженої з Нашою Компанією. Треті сторони оброблятимуть ваші персональні дані лише відповідно до чинного законодавства.

Якщо ваші персональні дані будуть передані одержувачу в країні, яка не забезпечує належний рівень захисту персональних даних, наша компанія вживе заходів для забезпечення належного захисту ваших персональних даних, наприклад, укладання стандартних договірних положень ЄС з цими третіх осіб.

В інших випадках ваші персональні дані не будуть передані третім особам, крім випадків, коли це вимагається законом.

5. ЯК ЗАХИЩЕНІ ВАШІ ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ?

На нашу думку та на основі нашої оцінки ризиків, ми вжили належних гарантій для забезпечення безпеки ваших особистих даних. У нашій оцінці ми врахували ризики випадкового чи незаконного знищення або випадкової втрати, пошкодження, зміни, несанкціонованого розкриття чи доступу та інші форми незаконної обробки (включаючи, крім іншого, непотрібний збір) або подальшу обробку.

6. ЯК ВИ МОЖЕТЕ СКОРИСТАТИСЯ ВАШИМИ ПРАВАМИ НА КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ?

Ви маєте право вимагати доступу або огляду ваших персональних даних, а також за певних умов виправляти та/або видаляти персональні дані. Крім того, ви також можете мати право на обмеження обробки ваших персональних даних, право заперечувати проти обробки даних, а також право на перенесення даних.

Щоб скористатися своїми правами на конфіденційність, зв’яжіться з нами, використовуючи контактні дані, наведені в нижній частині цього положення про конфіденційність. Майте на увазі, що ми можемо попросити надати додаткову інформацію для підтвердження вашої особи.

7. ЧИ МОЖЕТЕ ВИ СКАСУВАТИ СВОЮ ЗГОДУ?

Згода співробітників, як правило, не може використовуватися як законна підстава для обробки персональних даних працівників. Однак за певних конкретних вимог, наприклад, якщо цього вимагає застосовне законодавство, можна отримати згоду Співробітника. Після отримання ви завжди можете відкликати свою згоду. Майте на увазі, що відкликання не має ретроспективної дії, і відкликання вашої згоди можливе лише у випадку, якщо ви спочатку дали свою згоду. Будь ласка, зв’яжіться з нами, щоб відкликати вашу згоду, скориставшись контактними даними, наведеними в нижній частині цієї Положення про конфіденційність.

8. ЯК ПОДАТИ СКАРГУ АБО ПОВІДОМИТИ ПРО ПОРУШЕННЯ?

Якщо у вас є скарга на використання ваших персональних даних нашою компанією, або якщо вам стало відомо про порушення даних з боку нашої компанії, ви можете подати скаргу або повідомити про порушення даних через свого лінійного менеджера або за контактними даними за адресою низ цього твердження. Окрім подання скарги до нашої компанії, ви також можете подати скаргу до місцевого органу нагляду за захистом даних.

9. ЯК З НАМИ ЗВ'ЯЗАТИСЯ?

Якщо у вас виникли запитання щодо того, як ми обробляємо ваші персональні дані, спершу ознайомтеся з цим положенням. З додатковими запитаннями, зауваженнями, чи скаргами, будь ласка, зв’яжіться з нашим співробітником з питань конфіденційності  за адресою privacy@nutreco.com.